Wydział Organizacyjny i Zarządzania Kryzysowego "OZ"
Wydziałem kieruje-mgr inż. Grażyna Wielgus-Sekretarz Powiatu
Sekretarz Powiatu - tel. (44) 741-49-88
Sekretariat Starostwa - tel. (44) 741-49-00 fax (44) 741-49-01
Zespół ds. zaopatrzenia, transportu i obsługi gospodarczej - tel. (44)741-49-11, (44)741-49-12
Redagowanie biuletynu informacji publicznej, Prowadzenie spraw zarządu powiatu, Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych - tel. (44)741-49-07
Biuro podawcze - tel. (44)741-49-13, (44)741-49-14
Informatyk - tel.(44)741-49-16
e-mail: powiat@opocznopowiat.pl
e-mail: organizacyjny@opocznopowiat.pl
e-mail: kadry@opocznopowiat.pl
W celu zapewnienia prawidłowego wykonywania zadań z zakresu zarządzaniakryzysowego w powiecie opoczyńskim oraz w celu zapewnienia przepływu informacji na potrzeby zarządzania kryzysowego ustalono pełnienie całodobowych dyżurów:
Starostwo Powiatowe w Opocznie w godzinach:
- poniedziałek, środa, czwartek 7.30-15.30
- wtorek 7.30 - 17.30
- piątek 7.30 - 14.30
nr tel. 44 741 49 00 (sekretariat), 44 741 49 15
fax. 44 741 49 01
e-mail: powiat@opocznopowiat.pl pczk@opocznopowiat.pl
Dyżurny Powiatowego Centrum Zarządzania Kryzysowego
(poza godzinami pracy Starostwa Powiatowego w Opocznie oraz w soboty, niedziele i
święta - system dyżurów domowych)
nr tel. kom. 695-310-800
e-mail: powiat@opocznopowiat.pl pczk@opocznopowiat.pl
Wydział Organizacyjny i Zarządzania Kryzysowego -„OZ”- zapewnia sprawną organizację i funkcjonowanie Starostwa, obsługę organizacyjną i administracyjną Zarządu Powiatu oraz obsługę posiedzeń Zarządu Powiatu, organizację przyjmowania mieszkańców w sprawach skarg, wniosków, petycji, załatwianie spraw kadrowych i szkoleniowych pracowników, realizację zadań dotyczących spraw obronnych, obrony cywilnej, zarządzania kryzysowego oraz zadań związanych z wyborami do Rady Powiatu, a także prowadzi sprawy dotyczące bezpieczeństwa i porządku publicznego. Wydział realizuje również zadania z zakresu kontroli zarządczej i nadzoru nad realizacją zadań z zakresu audytu wewnętrznego.
Do podstawowych zadań Wydziału należy, w szczególności:
1) w zakresie Zespołu ds. Kadrowych i Obywatelskich:
a)opracowywanie regulaminu pracy Starostwa, regulaminu wynagrodzeń, regulaminu dokształcania zawodowego, regulaminu naboru na wolne stanowiska urzędnicze, regulaminu służby przygotowawczej, regulaminu w sprawie przeprowadzenia okresowej oceny pracy i innych niezbędnych dokumentów i ich nowelizacji oraz kontrola ich przestrzegania,
b)wdrażanie i nadzorowanie stosowania instrukcji kancelaryjnej, w tym jednolitego rzeczowego wykazu akt,
c)przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi, wnioski i petycje,
d)koordynowanie szkoleń, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników,
e)prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników Starostwa Powiatowego i kierowników jednostek organizacyjnych, w tym prowadzenie kontrolki rozliczeń czasu pracy, kontrolki ewidencji wyjść w godzinach służbowych,
f)prowadzenie akt i spraw osobowych pracowników Starostwa, dyrektorów (kierowników) powiatowych jednostek organizacyjnych oraz służb, inspekcji i straży, o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej,
g)prowadzenie ewidencji kontroli zwolnień lekarskich,
h)prowadzenie spraw związanych z naborem kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze,
i)prowadzenie spraw dotyczących przeprowadzania służby przygotowawczej w Starostwie,
j)koordynowanie czynności związanych z okresową oceną kwalifikacyjną pracowników Starostwa,
k)prowadzenie rejestru skarg, wniosków oraz rejestru petycji oraz opracowywanie w tym zakresie analiz,
l)prowadzenie spraw z zakresu skarg, wniosków i petycji,
m)prowadzenie spraw z zakresu wydawania decyzji zezwalających na sprowadzenie zwłok z zagranicy,
n)prowadzenie spraw z zakresu pracowniczych planów kapitałowych;
2) w zakresie Zespołu ds. Organizacyjnych i Kontroli Zarządczej:
a)opracowywanie projektu statutu Powiatu i jego nowelizacji,
b)opracowywanie projektu regulaminu organizacyjnego Starostwa i jego nowelizacji oraz kontrola jego przestrzegania,
c)przygotowywanie projektu Kodeksu Etyki, Polityki Antykorupcyjnej Starostwa, procedury zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób je zgłaszających (Dyrektywa o sygnalistach), Strategii Rozwoju Urzędu oraz koordynowanie prac związanych z CAF/PRI (Common Assesment Framework/Planowanie Rozwoju Instytucjonalnego),
d)koordynowanie prac związanych z opracowaniem Strategii Rozwoju Powiatu,
e)koordynowanie działań związanych z opracowaniem Raportu o stanie powiatu,
f)inicjowanie działań usprawniających formy i metody pracy Starostwa, wnioskowanie w sprawie zmian organizacyjnych i wykonywanie zadań wynikających z przyjętych zmian,
g)prowadzenie ewidencji porozumień dotyczących powierzenia zadań publicznych Powiatu innym jednostkom samorządu,
h)przekazywanie materiałów do opublikowania w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego z zakresu działania Wydziału,
i) obsługa organizacyjna i administracyjna posiedzeń Zarządu Powiatu, w tym m. in. protokołowanie posiedzeń Zarządu,
j) prowadzenie rejestru uchwał Zarządu Powiatu,
k)zamieszczanie materiałów na posiedzenia Zarządu Powiatu na serwerze,
l)nadzór i koordynacja nad działalnością kontrolną zewnętrzną i wewnętrzną realizowaną przez komórki organizacyjne Starostwa oraz prowadzenie kontroli wydziałów i jednostek organizacyjnych Powiatu w zakresie spraw należących do właściwości Wydziału,
m)prowadzenie rejestru zarządzeń Starosty,
n)redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej,
o)prowadzenie ewidencji upoważnień do załatwienia spraw w imieniu Starosty,
p)koordynowanie udostępniania informacji publicznej, w tym prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej,
q)prowadzenie spraw związanych z wyborami do Rady Powiatu,
r)prowadzenie spraw z zakresu organizacji nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego, mediacji oraz edukacji prawnej, w tym coroczne przygotowywanie dokumentacji dotyczącej otwartego konkursu ofert z zakresu zlecania organizacji pozarządowej prowadzenia punktu nieodpłatnej pomocy prawnej oraz zadań z zakresu edukacji prawnej oraz mediacji, punktu nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego oraz prowadzenie spraw związanych z rozliczaniem udzielonej na ten cel dotacji i sprawozdawczością,
s) przygotowywanie ankiet, analizowanie ich i przygotowywanie sprawozdań i działań naprawczych z zakresu badania satysfakcji klienta Starostwa,
t) przygotowywanie ankiet, analizowanie ich i przygotowywanie sprawozdań i działań naprawczych z zakresu badania satysfakcji pracowników Starostwa,
u) koordynowanie spraw związanych z nadzorem Starosty nad powiatowym jednostkami organizacyjnymi,
w)przygotowanie i przeprowadzanie procesu samooceny kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Opocznie, w tym zarządzania ryzykiem,
z)zebranie sprawozdań z realizacji celów i zadań określonych jako najważniejsze do realizacji w danym roku, sporządzonych przez wszystkich dyrektorów wydziałów,
za)przedstawianie Staroście informacji w sprawie realizacji w/w celów i zadań, w tym reakcji na ryzyko,
zb)przedstawianie Staroście informacji dotyczącej niewykonania zaplanowanych
zadań z podaniem powodu ich niewykonania,
zc)przygotowywanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Opocznie,
zd)koordynacja w zakresie sporządzenia oświadczeń o stanie kontroli zarządczej
przez jednostki organizacyjne Powiatu, w tym przygotowywania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej na poziomie Powiatu,
ze)koordynacja procesu zarządzania ryzykiem w Starostwie Powiatowym w Opocznie, prowadzenie rejestru ryzyk,
zf)aktualizacja (okresowa w miarę potrzeb) „Rejestru Procedur wewnętrznych” sporządzanego na potrzeby kontroli zarządczej,
zg)realizacja zadań z zakresu współpracy z Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej;
3) w zakresie Zespołu ds. Zaopatrzenia, Transportu i Obsługi Gospodarczej:
a)administrowanie budynkiem Starostwa, prowadzenie ewidencji majątku trwałego, współpraca przy przeprowadzaniu inwentaryzacji,
b)zabezpieczenie przestrzegania w Starostwie przepisów ochrony przeciwpożarowej, w tym przeprowadzanie próbnych ewakuacji,
c)zabezpieczenie mienia Starostwa,
d)prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym, w tym m.in. zakup energii elektrycznej oraz konserwacja wyposażenia Starostwa,
e)załatwianie całokształtu spraw związanych z pieczęciami urzędowymi, nagłówkowymi i tablicami, w tym prowadzenie rejestru pieczęci, przygotowywanie zarządzenia w tym zakresie,
f)gospodarowanie drukami i formularzami, prowadzenie rejestru druków ścisłego zarachowania,
g)gospodarowanie taborem samochodowym, czasem pracy kierowców oraz nadzór nad ich pracą,
h)prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku Powiatu,
i)prowadzenie spraw związanych z Funduszem Socjalnym,
j)zabezpieczenie informacji wizualnej dla interesantów w budynku Starostwa,
k)zabezpieczenie łączności telefonicznej, telefaksowej i alarmowej,
l)współpraca w zakresie inwestycji, remontów i zamówień publicznych z innymi zespołami i Wydziałami, w tym przygotowywanie opisów przedmiotu zmówienia,
m)bezpośredni nadzór i organizacja pracy sprzątaczek w Starostwie,
n)bezpośredni nadzór i organizacja pracy konserwatorów w Starostwie;
4) w zakresie Zespołu ds. Obrony Cywilnej i Zarządzania Kryzysowego:
a)prowadzenie spraw związanych z kwalifikacją wojskową,
b)organizowanie akcji kurierskiej,
c)obsługa Powiatowego Centrum Zarządzania Kryzysowego, w tym przygotowywanie odpowiednich regulaminów, harmonogramów dyżurów,
d)obsługa Powiatowego Zespołu Zarządzania Kryzysowego, w tym przygotowywanie odpowiednich regulaminów, protokołów z posiedzeń, projektów rekomendacji,
e)zabezpieczenie łączności alarmowej,
f)prowadzenie spraw z zakresu obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego,
g)prowadzenie spraw związanych z Komisją Bezpieczeństwa i Porządku,
h)realizowanie programów wynikających z polityki województwa w zakresie ochrony ludności i obrony cywilnej,
i)określenie zagrożeń związanych z rozwojem cywilizacyjnym lub siłami natury oraz planowanie zapobiegania tym zagrożeniom na obszarze Powiatu,
j)opracowywanie Powiatowego Planu Zarządzania Kryzysowego i Planu Obrony Cywilnej,
k)koordynacja prac związanych z organizacją Powiatowego Systemu Zarządzania Kryzysowego,
l)opracowanie Planu Ochrony Zabytków,
m)nadzór nad Systemem Wczesnego Ostrzegania i Alarmowania w Powiecie,
n)współpraca z organizacjami rządowymi, pozarządowymi oraz innymi instytucjami w celu stworzenia warunków do koordynacji przyjmowania pomocy ze szczebla wojewódzkiego i centralnego w razie zaistnienia sytuacji kryzysowej,
o)prowadzenie Magazynu Przeciwpowodziowego i Zarządzania Kryzysowego, w tym planowanie zakupów, uzupełnianie braków, wydawanie materiałów i sprzętu,
p)przygotowywanie innych regulacji prawnych w zakresie zarządzania kryzysowego, klęsk żywiołowych, czy innych stanów nadzwyczajnych oraz obrony cywilnej, np. Zastępcze Stanowisko Kierowania, Zastępcze Miejsca Szpitalne i inne;
5)w zakresie Zespołu ds. Informatyki:
a)prowadzenie spraw w zakresie planowania zakupów sprzętu informatycznego, serwisu, napraw, w tym przygotowywanie planu zakupów na dany rok,
b)prowadzenie ewidencji sprzętu będącego na wyposażeniu Starostwa,
c)obsługa informatyczna Starostwa, w tym obsługa, nadzór i instruktaż nad Systemem Elektronicznego Obiegu Dokumentów oraz innymi systemami informatycznymi, przygotowywanie projektów umów z dostawcami programów komputerowych,
d)zabezpieczenie łączności telefonicznej, telefaksowej, internetowej,
e)zabezpieczenie bezpieczeństwa sieci komputerowej Starostwa,
f)prowadzenie spraw związanych z wyborami w zakresie informatycznym,
g)współpraca w zakresie zamówień publicznych w zakresie informatyki, w tym przygotowywanie opisów przedmiotu zamówienia,
h)współpraca w sprawach informatycznych przy realizacji projektów unijnych,
i)nadawanie indywidualnych identyfikatorów i haseł do serwera z dostępem on-line na którym zamieszczane są materiały na sesje Rady, posiedzenie Komisji Rady oraz posiedzenia Zarządu Powiatu,
j)obsługa informatyczna posiedzeń Komisji Rady, Sesji Rady Powiatu i innych spotkań w sali konferencyjnej Starostwa;
6)w zakresie Stanowiska ds. Archiwum Zakładowego:
a)prowadzenie Archiwum Zakładowego,
b)nadzorowanie prawidłowego stosowania przepisów określonych w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji archiwalnej,
c)współpraca z komórkami organizacyjnymi Starostwa w zakresie przekazywania akt do archiwum zakładowego,
d)współpraca z Archiwum Państwowym;
7)w zakresie Powiatowego Centrum Zarządzania Kryzysowego:
a) zapewnienie całodobowych dyżurów,
b)monitorowanie, alarmowanie ludności oraz koordynowanie działań ratowniczych i porządkowo - ochronnych w sytuacjach kryzysowych,
c)prowadzenie stałej wymiany informacji dotyczących zagrożeń, podejmowanych działań oraz współdziałanie ze służbami dyżurnymi, centrami wszystkich szczebli administracji rządowej i samorządowej,
d)uruchamianie określonych procedur działania w sytuacjach kryzysowych, łącznie ze zwołaniem Powiatowego Zespołu Zarządzania Kryzysowego,
e)stanowienie zaplecza informacyjno - operacyjnego dla pracy Powiatowego Zespołu Zarządzania Kryzysowego,
f)zapewnienie łączności Starosty z jednostkami organizacyjnymi administracji rządowej i samorządowej w celu współdziałania w sytuacjach kryzysowych,
g)informowanie w trybie alarmowym służb ratowniczych,
h)zapewnienie warunków koordynacji działań w razie zdarzeń noszących znamiona kryzysu, klęsk żywiołowych,
i)gromadzenie i uaktualnianie odpowiednich narzędzi, w tym baz danych,
j)dokumentowanie informacji, podejmowanych decyzji oraz procesu ich powstawania, w sytuacjach zwyczajnych lub stanach nadzwyczajnych,
k)współpraca z instytucjami realizującymi stały monitoring środowiska,
l)gromadzenie w bazach danych informacji o istotnych zagrożeniach oraz środkach zapobiegania i przeciwdziałania sytuacjom kryzysowym,
m)opracowywanie wstępnej analizy zagrożeń dla potrzeb Starosty,
n)koordynacja działań ratowniczo - ochronnych w stanach nadzwyczajnych,
o)współdziałanie z organami powołanymi do przeprowadzania badań okoliczności i przyczyn wypadków statków powietrznych;
8) w zakresie Zespołu ds. Obsługi Kancelaryjnej:
a)prowadzenie Sekretariatu, w tym organizacja i obsługa spotkań Starosty i Wicestarosty,
b)prowadzenie kalendarza spotkań Starosty i Wicestarosty,
c)organizowanie kontaktów mieszkańców ze Starostą i Wicestarostą,
d)bieżąca obsługa kancelaryjna Starostwa, w tym również w Systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów,
e)prowadzenie ewidencji delegacji służbowych,
f)prowadzenie Biura Podawczego, w tym:
- przyjmowanie wpływającej do Starostwa korespondencji,
-odbiór przesyłek pocztowych adresowanych do Starostwa,
-wysyłka korespondencji i przesyłek pocztowych;
9) w zakresie Biura Rzeczy Znalezionych:
a)przyjmowanie zgłoszeń o znalezieniu rzeczy zaginionej/zagubionej,
b)przechowywanie rzeczy znalezionych,
c)poszukiwanie osób uprawnionych do odbioru rzeczy znalezionej,
d) opracowanie procedur/regulaminu postępowania z rzeczą znalezioną.
